Aylık Yazı Dizileri

         Denizcilik, birçok mesleği içinde barındıran güçlü bir çalışma alanıdır. Başta Gemi olmak üzere Gemi Acenteliği, Gemi İnşa Sanayii, Deniz Ticaret Filosu, Balıkçılık, Deniz Turizmi, Yatçılık ve Marinacılık, Sualtı ve Suüstü Sporları, Cansız Sualtı ve Suüstü Kültür Varlıkları, Kruvaziyer Turizm, Kumculuk, Bakım ve Onarım, Yakıt-Kumanya ve Malzeme İkmalciliği, Limancılık, Sigorta ve Gözetim Hizmetleri vb birçok meslek dalları ortaya çıkar ve bunların tümü ülkenin Denizcilik alanında faaliyet göstererek deniz ticaretini oluşturur.
 

Deniz Ticareti, denizlerin sağ­ladığı kolay, ucuz ve güvenli taşıma imkânlarından yararlanarak bir kıyıdan, diğerine mal taşınması ve mal mübadelesi esasıyla başladı. Bu, zaman içinde yük taşıması ticaretine dönüştü. Bu ticaretin taşıma aracına “Gemi” adı verildi. Geminin hukuki bir varlık, bir işletme olması, gemide çalışanların, taşınan yolcu ve yükün güven altına alınarak taşımanın gerçekleştirilmesi sırasında taşıyana önemli görev ve sorumluluklar getirildi.

2.   Gemi Acenteliğinin Doğuşu

Coğrafi konum itibariyle taşıyanın yabancı ülke limanlarına gönderdiği gemisini, gittiği limanda görev ve sorumluluğunu üstlenen, işlerini yönlendiren, hak ve menfaatlerini koruyan kişi ve kuruluşlara “Liman Acentesi” diğer bir deyimle (Gemi Acentesi) dendi.

Gemi acenteleri, ülkeye güç kazandıran, ülke gelişmelerinin sonsuza kadar devam etmelerini hazırlayan, milletlerarası ilişkilerde etkinlik sağlayan kişi ve kuruluşlardır.

Liman Acentesine, atayanının çıkarlarını iyi şekilde koruması, talimatlarını etkin ve hızlı biçimde yerine getirmesi, geminin gereksinim ve isteklerine ticari çıkarlara uygun olarak yerine getirilmesine özen gösterilmesi, şartları getirildi.

  3. Gemi Acenteliği

“Acente” kavramı, TTK 116. maddesine göre;

 “Bir mukaveleye dayanarak muayyen bir yer veya bölge içinde daimi bir surette ticari bir işletmeyi ilgilendiren akitlere aracılık etmeyi veya bunları o işletme adına yapmayı meslek edinen kimseye ACENTE denir”

Şeklinde tarif edilmiştir.
 

Esas itibariyle acentelik işlevleri yasada belirtilen şekilde olmakla birlikte, birçok meslek gruplarına ayrılmaktadır. Başta “Gemi Acenteliği” -“Sigorta Acenteliği”, - “Seyahat Acenteliği”, - “Havayolu Acenteliği”, - “Oto Acenteliği” - “Satış Acenteliği” gibi birden çok ticari acentelik grupları sayılabilir. Ancak her bir acentelik birbirinden farklı konumlarda çalışmaktadır.
 

a.   Gemi Acenteliği’nin Tanımı

Gemi Acenteleri, deniz taşıt ve araçları ile yolcu ve yük taşımalarında gemi sahibi, kaptanı, işleticisi ve/veya kiracısı nam ve hesabına üçüncü kişi ve kuruluşlara karşı hak ve menfaatlerini tayin edilen bölge içinde koruyan ve bunun karşılığında ücret alan kişi ve kuruluşlardır.

 
Gemi Acenteliğinin ana konusu, “ticarette bir başkası için hareket eden; etki yaratan kişi” olarak tanımlanır. Bu tanımın en önemli kısmı, ‘etki yaratan’ ifadesidir. Gemi yöneticisi ve yük sahibi acenteye, coğrafi konum itibariyle yabancı ülke limanlarına gönderdiği gemi ve yük için, kendi çıkarlarını gözeten, talimatlarını alan, onları iyi ve karlı sonuca eriştiren, kendi varlıklarının bir uzantısı olarak bakarlar.

Gemi acenteliği genel anlamda bir işin, verilmiş bir görevin o iş ve/veya görevi veren kişi veya kuruluş adına işi yapabilme yetkisinin bir başka kişiye veya kuruluşa, kuruma tanınma hakkıdır.

b.   Gemi acentelerinin görevleri
TTK’da her ne kadar “acentelik” konusu tarif edilmiş ise de, “gemi acentelerinin” apayrı bir görevi vardır. Gemi acentelerinin görevi, her zaman için geminin ve ülkenin çıkarlarını en  iyi şekilde görevini yerine getirerek korumaktır.

Bunlar sırasıyla:

1.   Gemi gelmeden evvel Boğaz Trafik kontrollerine, Liman Başkanlıklarına, Sahil Sağlık, Emniyet ve Gümrük Teşkilatlarına geminin eni, boyu, tonilatosu, geldiği limanı, yükü, yanaşacağı limanı vb gibi bilgileri vermek,

2.   Geminin yanaşmasını, tahliye veya yükleme ile ilgili programı, yükleyici-alıcı ve liman işletmeleri arasında iş koordinasyonunu sağlamak,

3.   Yükleme-boşaltmalarla ilgili “Olaylar Çizelgesini” tutmak ve ilgililere imzalatmak,

4.   Gemi personel değişikliği ve personelin sağlık sorunlarını gidermek, yakıt, kumanya, su, malzeme ikmalleri ile transit olarak gemiye gönderilen yedek parçalarının gemiye verilmelerini koordine etmek.

5.   Liman ve gemiyi yükleme-boşaltma sırasında muhtemel olarak etkileyecek çalışma koşulları hakkında Armatörü düzenli olarak zamanında haberdar etmek,

6.   Gemiye yüklenen yükün konşimentolarını taşıma anlaşması şartlarına göre tanzim ederek yükleyici/taşıtanlara vermek, 

7.   Geminin Türk Boğazlarından geçmesi için Boğaz Trafik Kontrol İstasyonlarına, Boğazlar Tüzüğü’nde belirtilen süre içinde bilgilerini vermek,

Görevleridir.
 

c.   Gemi Acentelerinin Yükümlülüğü
Gemi acenteliği faaliyetini gösteren kişi ve kuruluşlar, öncelikle Türk denizciliğinin uluslararası düzeyde onurunu, saygınlığını, menfaatlerini, iktisadi ve ticari itibarını korumak ve Türkiye Cumhuriyeti yasalarına göre ödenmesi gereken vergi, resim, harç, kılavuz-römorkör vb ücretlerin ödenmesini sağlamakla yükümlüdür.

    Acente:

1.   Gemi gelmeden evvel liman masraflarını, “acentelik, oda ve dernek payları, navlun vergisi ve diğer masraflar dâhil”, gemi sahibi, işleticisi, kiracısı veya genel acentesine bildirerek mutabakat sağlamakla,

2.   Gemi sahibi, işleticisi, kiracısı veya genel acentesi ile sağlanan bu mutabakata göre gemi limana gelmeden veya gemi Türk limanını terk etmeden evvel peşin olarak hesabına havale ettirmekle,

3.   Acente, gemi limandan kalkışını müteakip kısa sürede liman masraflarını çıkarmak, varsa kullanılmayan bakiye tutarı geciktirmeksizin iade etmekle,

4.   Geminin geliş ve gidişinde sağlık, emniyet ve gümrük kontrollerini yapmak ve yaptırmakla,

5.   Yükleme ve boşaltmalar için liman işletmelerine müracaatta bulunmak, rıhtım ve barınma ücretlerini yatırmak, yanaşmasıyla ilgili kılavuz ve römorkör talebinde bulunmakla,

6.   Gemide bulunan yükün alıcısı veya yükleyicisine “ geminin tahliyeye veya yüklemeye hazır “ olduğunu zamanında bildirmekle,

7.   Gemi limandaki yükleme ve boşaltma işini bitirdikten sonra, ilgili kurum ve kuruluşlardan geminin çıkış izinlerini almakla,

8.   Geminin liman harcını, sağlık rüsumunu, fener ve tahlisiye ücretleri ile “Navlun Vergisi”ni yasal süreler içinde ilgili kuruluşlara yatırmakla, 

9.   Yükleme-Boşaltma yapan gemilerin yükle ilgili “Özet Beyanı” yasal süre içinde Gümrük İdaresine tescil ettirmekle,

Yükümlüdür.
 

d.   Görev ve Yükümlülüğün Dayanakları

       Gemi acenteleri, görev ve yükümlülüklerini:

1.      6762 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,

2.      4458 Sayılı Gümrük Kanunu,

3.      5682 Sayılı Pasaport Kanunu,

4.      2548 Sayılı Gemi Sağlık Resmi Kanunu

5.      618 Sayılı Limanlar Kanun,

6.      2872 Sayılı Çevre Kanunu,

7.      1567 Sayılı Türk Parasının Kıymetini Koruma Kanunu,

8.      32 Sayılı Türk Parasının Kıymetini Koruma Kararı

hükümlerine dayanarak yerine getirirler.

Bu hizmetleri yerine getiren gemi acenteleri, yapmış oldukları hizmetlerin karşılığında, “Gemi Acentelik Hizmetleri Ücret Tarifesi”ne göre geminin “net tonilatosu üzerinden” ücret alırlar.
 

e.   Gemi Acentelik Hizmetleri

Gemi acentelik hizmetleri,  Türk limanlarına gelen her türlü deniz taşıt ve araçlarının seyrüsefer, yolcu, yük, bakım-onarım, sörvey, ikmal, personel değişikliği, yükleme-boşaltma, kılavuz-römorkör alma vb. işlemler, gemi acenteliği hizmetleridir. Bu hizmetlerin ifası için, ilgili kuruluş ve birimler nezdinde Türkiye Cumhuriyeti yasalarının ön gördüğü kuralların noksansız uygulanması ve bu işlerle ilgili her türlü bilginin zamanında gemi sahibi, kiracısı, işleticisi ve gemi kaptanına bildirme hizmetleridir.
 

Gemi Acenteliği, bir hizmet sektörüdür. Temsilcilik hakkının kullanılması demektir, bir başka kişi veya kuruluşun yapması gereken resmi veya özel işlerin, o kişi veya kuruluş adına en iyi şekilde yapılabilmesi için başka kişi veya kuruluşların tayin edilmesidir.
f.    Temsilcilik

Gemi acentesi, aynı zamanda temsilci demektir. Türk limanlarına gelen ve bayrak taşıyan deniz taşıt ve araçlarının yolcu ve yük taşımalarında, gemi sahibi, kaptanı, işleticisi ve kiracısı nam ve hesabına, üçüncü kişi ve kuruluşlara karşı hak ve menfaatlerini o bayrak ülkesi adına temsil etme yetkisine sahiptir. Bu da mesleğin en onurlu yanı olup “güvenilirlilik” esasına dayanır. 

Bu temsilcilik sırasıyla;

-                    Gemi kaptanını

-                    Geminin kendisini,

-                    Geminin armatörünü,

-                    Geminin kiracısını,

-                    Geminin işletmecisini,

-                    Gemide bulunan yükün sahibini,

-                    Geminin merkez acentesini,

-                    Geminin bulunduğu ülkedeki ana acentesini,

-                    Geminin taşıdığı Bayrak Ülkesini,

temsil eder.

g.   İlişkiler

Gemi acentelerinin önem sırasına konmuş görevlerinin başında, temsil ettiği kişi ve kurumlarla olan ilişkileri gelir. İlişkiler, bir işletmenin, kurumun ya da örgütün bağlantı kurduğu ya da kurabileceği kimselerin anlayış, sempati ve desteğini elde etmek ve bunu devam ettirmek için yaptığı sürekli ve örgütlenmiş bir yönetim görevidir.
 

İlişkiler, işletmenin hizmet verdiği kitle ile daha etkili iletişimde bulunmak üzere başvurduğu bir yöntem; bir işletmeyi iç ve dış müşterilere, bağlantılı olduğu kişilere sevdirme ve saydırma, belirli bir tutumu benimsetme ve inandırma sanatıdır.
 

İşletmenin olumlu bir imaja sahip olması için gerekli tanıtım politikasının saptanması, işletmenin bu doğrultuda yönlendirilmesi, insan grupları ve işletme arasında bilgi akışının sağlanması ve bu bilgi akışının gerekli etkinliğini kazanarak amaçlanan sonuca ulaşması için yapılan plânlı faaliyetlerdir.
 

h.   Bilgisayar

Çağdaş bir gemi acentesinin, faksları ve e-postaları gönderip alabilen bilgisayar sistemli iletişim merkezi olmalıdır. Günümüzde limanlar arası taşıma yapan gemilerin yük bilgileri, elektronik ortamda gönderilmektedir. Deniz taşımacılığı yapan gemi sahibi, kiracısı, işleticisi veya düzenli hat yöneticileri acenteye yük manifestolarını, bu yolla göndermektedir. Gemi acentesi, sadece bir tuşa dokunarak bu bilgiyi alır. Alınan bu bilgileri gümrük ve liman idarelerine ayni yöntemle bildirir.
 

Bilgisayarın bir başka özelliği, cihaza yüklenen bir program sayesinde, limana gelecek gemilerin liman masraflarını içeren “proforma faturasını” geminin tonajlarını yazmak suretiyle hesaplamak ve yine bilgisayarın bir tuşuna basarak gemi sahibi, işletmecisi veya kiracısına teklifi hemen gönderebilmesidir.
 

i.    İnternet

      İnternet araştırma, bilgi toplama, bilgiye kolay ve çabuk erişim açısından bir kaynak niteliğindedir. İşletmenin kuruluşu, ortakları, geçmişi, başarıları gibi özelliklerin bu sitede yer alması çok önemlidir.
 

    Günümüzde denizcilik şirketlerinin gemi acentelerinin, yakıt-kumanya ikmalcilerinin ve diğer tedarikçi firmaların internet sitelerinden firmaları hakkında veya hizmet verdikleri liman hakkında kolaylıkla bilgi alınmaktadır. Bir gemi acentesinin internet aracılığı ile kendi firmasını tanıtması ve hizmetlerini sıralaması, büyük etkenlerden biridir.
 

4.   Gemi Acenteliği İşletmesi

İşletme, insanları ürün ya da hizmet üretmeye yönlendiren bir sosyal bilimdir. İşletme, insanların ihtiyaçlarını karşılamak ve gelir elde etmek amacıyla kurulan, kuruluşta girişimcilerin sermaye, emek ve doğal faktörleri bir araya getirerek mal veya hizmet üretmek ve\veya satmak doğrultusunda kurdukları iktisadi birimler olarak değerlendirilir.

İşletme, insanoğlu ihtiyaçlarını karşılamak üzere bilgi, insan, teknoloji, finansal kaynak ve benzeri güncel üretim faktörlerini en etkin ve verimli bir şekilde kullanarak süreklilik ve sosyal sorumluluk amaçlarını yerine getirerek, ekonomik mal ve hizmet üretmek için kurulmuş bir iş yerdir. İşletmenin üç temel unsuru vardır.
 

Bunlar:

a.   İşletmenin çeşitleri.

        Ürün üreten işletmeler, hizmet üreten işletmeler.  

b.   İşletmelerde ilke ve amaçlar.

        Her işletmelerin ilke ve amaçları olur.

c.   İşletmenin işlevleri.        

  İşletmelerin işlevleri; pazarlama, üretim ve finansman işlevleridir.
 

1.   Ofis Düzeni

Bir gemi acenteliği işletmesinin ofis düzeni çok önemlidir. İşletmelerde bu düzen, işe akıcılık getirilmesi, organizasyonun düzenlenmesi, çalışanların görev-yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, çalışmalardan performans sağlanması, rahat çalışma ortamının yaratılması ve güvenirlilik sağlanması açısından gereklidir.
 

a. İş Yerinin Bulunduğu Yer

Gemi acenteleri daima zaman ile yarışır durumdadırlar. Bu nedenle işyerinin bulunduğu yer, çalışma düzeninin verimliliği açısından çok önemlidir. Bir gemi acentesinin işyeri limana, liman işletmelerine ve rıhtıma ne kadar yakın olursa, hizmet de o kadar verimli olur. Acente çalışanları, çalışma performanslarını sürdürebilmek için işyerinin bulunduğu yere günde 24 saat, haftada 7 gün erişilebilir durumda olmalıdır.
 

Bir gemi acentesi ofisinin yeri, çözümün sadece bir kısmıdır. Normal olarak tüm gemiler limana varışlarında karşılanır. Bu durumda acente çalışanlarının ulaşım konusu büyük önem arz eder. Bu sebeple acente çalışanlarlarının evi limana ve işyerine ne kadar yakın olursa o kadar iyi sonuç alınır.
 

b. İş Yerinin Yapısı

Gemi acenteleri 7 gün 24 saat esasıyla çalışılması gereken bir hizmet sektörüdür. Her an ve her zaman yapılacak talebi ve gereksinimi karşılama imkânına sahip örgütsel bir yapıda olmalıdır. Bunun için gemi acenteliği işletmesinde ulaşım ve ihtiyaca göre personel sayısı büyük önem taşır.
 

Büyük şirketler, gemi ve yük trafiğinin yoğunluğuna göre, gemiye çıkan memurlarını sürekli işletmede bulundururlar ve vardiya sistemiyle çalıştırırlar.  Bu sebeple işverenlerin iş hacmine paralel olarak gemiye çıkan veya gemi operasyonu ile bilfiil ilgilenen personelini dönüşümlü olarak çalıştırırlar. Gemi acentelik mesleğinin başka bir özelliği gece, hafta sonu ile resmi tatil günlerinde çalışacak kişilerin çalışma esaslarını belirleyen cetvelleri bulundurması ve bunun alışılmış bir uygulama olmasıdır.
 

Bu uygulamanın bir başka nedeni, iş konusuyla ilgili merkeze gelen faks, telefon, elektronik posta ve benzeri bilgileri alarak anında ilgililere iletmek, her gemi acenteliği işletmesinin çalışma esasının dayandığı bir uygulamadır.
 

Gemi Acenteliği İşletmeleri, “ISO 9001 Kalite Belgesi”ne haiz olmalıdır. Günümüzde çalışma koşullarının ve işverenlerin önce “Kalite Belgesi”ne sahip olup olmadığına bakılmaktadır. 

2.     İşletmeye Personel Alımı.

Gemi acenteliği işletmesinde çalışması için seçilen kişiler, normal çalışma koşullarının dışında başka bir çalışma koşulları ile karşı karşıyadır. Bu da tahammülün ötesinde bazı şeylerin fazlasına muhtaç olmasıdır. Gemi Kaptanlarının, özellikle büyük gemilerde, çoğunluğu mutlak tecrit ortamında uygulanmak zorunda olan sınırsız sayıda sorumluluğu vardır. Limandaki bir gemiye çıkan acente personelinin, en azından bir kaptanın sorumluluklarının bazılarından kurtarabilmiş olması, yapılabilecek en önemli acentelik görevlerinden biri olduğunu, kaptanın dolayısıyla gemi sahibi veya işleticisinin memnuniyeti sağlanmış olacaktır. Eğer bu başarılacaksa o zaman gemiye çıkan acente memurunun çok yüksek derecede güven telkin etme kabiliyetine sahip olmak zorundadır.
 

a.  Gemi Acenteliği ve Operasyon için Personel Alma

Gemi Acenteliği işinin özel niteliği, normal saatlerin dışında kalan ve her türlü iklim şartları altında çalışmayı gerektiriyor olmasıdır. Yaz, kış ve fırtınalı günlerde sabahın kör karanlığında gemiyi karşılamak, yanaşmasını sağlamak, yükleme veya tahliyesini başlatmak bilgi, beceri, çabukluk ve dayanıklılık isteyen bir meslek dalıdır. İşe talip olan kişilere, bu durum kesinlikle anlatılmalıdır.

Gemi acenteliği ve operasyon bölümüne alınan yeni personele görev verilmesi önemlidir. Alınan bu personele, işi bilen kıdemli bir acente ve operasyon memurunun sorumluluğunda görev verilmelidir. İşletmenin çalışma sistemini,  liman, acentelik, operasyon kısaca deniz kültürünü öğrenmesine yardımcı olunmalıdır.

b.  Ofiste Çalıştırılmak Üzere Personel Alımı

Gemi Acenteliği işinin ofiste çalıştırılmak üzere alınacak personeli deniz örf ve adetlerine uygun olarak alınmalıdır. Burada çalışan personelin bazen normal saatlerinin dışında çalışması gerekebileceği, işe alınırken bildirilmelidir.

Gemi acenteliği işletmelerinde çalışan ve çalışmak isteyen her personel, deniz ve denizcilik kültürüne sahip olmalıdır.
 

c.  Eğitim

Gemi acenteliği işletmesinde iç eğitimler çok önemlidir. İç eğitim ayda bir kez yapılmalıdır. Bu eğitimler, öncelikle mesleki ulusal mevzuatı içermelidir. Daha sonra uluslararası mevzuat konusu yer almalıdır.

Ayrıca, resmi kurum, Ticaret ve Meslek Odaları ile sivil toplum kuruluşları tarafından verilen eğitim seminerlerine, işletmede çalışan personelin katılmasına önem verilmelidir. Bu eğitim seminerlerine katılan personelin aldığı “Eğitim Seminerine Katılım Sertifikası”nın bir kopyası işletme yetkililerine vermelidir.

   3. İşletme Operasyon Bölümü

Gemi Acenteliği işletmesinde operasyon bölümü, işletmenin çok önemli bölümlerinden biridir. İşletmenin tüm yükünü bu bölüm üstlenir. Atayanı tarafından geminin geleceği haberi alınışından itibaren, geminin seyri, hangi limanlara uğrayacağı, limana ne kadar yük getirdiği, limandan ne kadar yük alacağı, yükleme-boşaltma şartları, navlun tahsilâtı gibi tüm bilgi, uygulama ve yaptırımlar, bu bölüm tarafından yürütülür.
 

a.   Temel İlkeler

Bir gemi acentesinin işi almasının, gemi işlerini yönetmesinin temel ilkeleri ve belirli esasları vardır.

i.          Öncelikle iş alınmalı ve liman acentesi olarak atanmalıdır,

ii.         Atayanından geminin yükleyeceği veya boşaltacağı yük hakkında yeterli bilgileri eksiksiz elde edilmeli,

iii.        Yükleme ve boşaltmayla ilgili yükleyici veya alıcılara, taşıma sözleşmesinde belirtilen zamanlarda ihbarlar verilmeli,

iv.        Geminin yükleme veya boşaltma programını, limanın durumunu, yükleyici ve alıcılarla temasını, olması muhtemel olayları zamanında ve eksiksiz olarak atayanına bildirmeli.

v.         Gemi acenteleri, gizlilik kuralına uymalı. Temsil olunan kişinin işleri hakkında hiçbir zaman başka bir tarafa bilgi vermemeli.
 

b.   Bildirimler

Gemi limana gelmeden 24 saat evvelinden, Sahil Sağlık, Emniyet ve Gümrük Teşkilatları ile Liman Başkanlığı’na yazılı bildirimlerde bulunur.

c.   Geliş Kontrolü

Geminin gelişinde sağlık, emniyet ve gümrük kontrollerini yaptırır, yükle ilgili manifestoyu gümrük idaresine tescil ettirir.
 

d.   Gemi Sertifikaları

Gemiye giden acente mamuru, ilgili makamlara ibraz edilmek üzere “gemi sertifikalarını” bir liste halinde alır ve gemiye listenin bir nüshasını bırakır. Gemi kalkışında almış olduğu sertifikaları listeye göre gemiye imza mukabili teslim edilir.
 

e.   Hazırlık Mektubu

Yükleme ve boşaltmayla ilgili, geminin yükleme veya boşaltmaya hazır olduğunu, yükleyici veya alıcılara bildirmek üzere “Hazırlık Mektubu” verir.
 

f.    Konteyner

Geminin getirmiş olduğu konteynerleri, konteyner numarası esasına göre boşalttırır ve istifini yaptırır. Anlaşma şartlarına göre konteynerlerin belirli bir süre içinde boşaltılması gerektiğini, konteyner içindeki yükün alıcılarına bildirir. Taşıyanın vermiş olduğu süre içinde konteyneri boşaltmaması halinde, günlük kira bedelini yük alıcılarına bildirimde bulunur.
 

Liman acentesi boşalan konteynerleri, ilk gelen gemiye yükleneceğini veya ihraç yükü alınacaksa bunu taşıyana bildirir.
 

g.   Kılavuz ve Römorkör Talebi

Geminin rıhtım veya iskeleye yanaşması için ilgili kılavuz ve römorkör işletmelerine talepte bulunur ve ücretlerini yatırır.

h.   Yükleme ve Boşaltma

Gemi rıhtım ve iskeleye yanaştıktan sonra yükleme veya boşaltmasını başlatır, “Olaylar Çizelgesi”ni tutar ve yükleyici-alıcılara imzalatır.

i.    Navlun

Taşıyan, yapmış olduğu anlaşma şartlarına göre, navlun tahsilâtını yapması için acenteye talimat verebilir. Bu talimatlar yazılı olmalıdır. Tahliyelerde navlun tahsil edildikten sonra acente malı alıcıya teslim eder. Yüklemelerde ise, navlun tahsil edildikten sonra konşimentoyu yükleyicilere verir.
 

Gemi acentesi tarafından yapılan navlun tahsilâtları, geciktirilmeksizin atayanına havale edilir. Acente, navlun tahsilâtından bir kısmını acente harcamalarını karşılamak için tutma hakkına sahip değildir. Ancak acente, atayanından mutabakat sağlamak suretiyle navlunun bir kısmını gemi harcamaları için alıkoyar.
 

j.    Gemi Harcamaları

Geminin liman giriş ve çıkışında mutat olan liman harcı, sağlık rüsumu, fener, tahlisiye, kılavuz, römorkör ücretleri, navlun vergisi, oda ve dernek aidatları ile gemi için ödenmesi gereken diğer ücretleri, yasal süreler içinde öder.

k.   Çıkış Kontrolü ve İzinler

Gemi limanda yükleme veya boşaltma işini tamamladıktan sonra, liman, emniyet ve gümrük idarelerinden izinlerini alarak çıkış kontrollerini yaptırır. Yükleme yapan geminin yük manifestosunu, yasal süre içinde gümrük idaresine tescil ettirir.

l.    Gemi İhtiyaç ve İstekleri

Gemi limanda bulunduğu müddet içinde geminin bazı ihtiyaç ve istekleri olabilir. Liman acentesi bu istekleri, kaptandan veya atayanından yazılı talimat alarak karşılar.

m.  Gemi Personeli

Geminin limanda bulunduğu süre içinde, personelden biri veya birkaç kişi hastalanabilir. Liman acentesi, hastalanan personelleri derhal hastaneye götürerek muayene ve tedavi ettirir. Muayene ve tedaviden sonra doktordan rapor alarak bir kopyasını kaptana diğer kopyasını atayanına masrafların ekinde gönderir.

Gemi personelinden izine çıkma zamanı gelmiş olabilir. Böyle bir durumda, gemi işleticisi tarafından gelen talimat üzerine personel değişimi geçekleşir. Personel değişimi ile ilgili liman acentesi vize, otel, bilet ve ulaşım masrafları için kaptan veya atayanından yetki alır.
 

4.     Muhasebe Departmanı

Bir işletmenin her şeyden önce, bir muhasebe departmanı olur. İş ve çalışma hayatının her dalında muhasebe önemlidir. Muhasebe departmanı, her kurumla işbirliği içinde olmalıdır. İşletmenin gelir-giderleri, ofis kirası, personel ücretleri, mali yükümlülükleri, cari hesaplar bu departman tarafından yürütülür.
 

a.   İşletme Muhasebesi

Gemi Acentesi, kendi acenteliği adına limana gelen gemilerle ilgili masraflar için daima fatura karşılığı ödeme yapmalıdır. Muhasebe görevlileri maliyet hesaplarını belirlemek için gemi harcamalarını gemi adlarına göre ayırmalı, makbuz ve fatura üzerine gemi adı yazdırılmadır. Masrafların doğru olmasına azami dikkat edilmelidir. Maliyet kayıtlarının ve sefer dosyalarının tutulmasına, harcamaların bu dosya kayıtlarına göre yapılmasına özen gösterilmelidir.
 

b.   Nakit Akışı

Her kurumun bir nakit akış programı vardır. Gemi acenteliği konusunda nakit akışı daha da önem arz eder. Zira limana gelen geminin harç, rüsum, vergi ve diğer ücretlerini ödemek ihmale gelmeyen önemli ödemeler arasında yer alır. Gemi acenteleri gemiyle ilgili bu ödemeleri, yasal olarak tanınan süre içinde ödemekle yükümlüdür. Bu nedenle, nakit akışının diğer işletmelerden daha dikkatli olarak programlanması gerekir. Bu nakit akışı, sadece muhasebe veya finansman ilgililerine bırakılmamalı, acente operasyonunu yönetenler tarafından da dikkatle takip edilmelidir.
 

c.   Proforma Çıkarılması

Bir acentenin, Liman Acentesi olarak atanma emrini almasından sonra ilk görevi, liman masraflarını içeren Proforma Faturası’nı vererek mutabakat sağlamaktır. Bazen işin içine yükleme-boşaltma ücretleri de girebilir. Böyle bir durumda, proforma faturada yükleme-boşaltma ücretleri ayrı olarak belirtilmelidir.
 

d.   Gemi İçin Yapılan Harcamalar

Gemi acenteleri, işletmesi adına gelen geminin Türk karasularına girişinden itibaren, yasal olarak ödenmesi gereken vergi, harç, resim ve diğer ödemekle yükümlü oldukları ücretleri, ilgili kurum ve kuruluşlara ödemekten sorumludur. Gemi için yapılan tüm harcamalarda, makbuz veya fatura üzerine geminin adı yazdırılmalıdır.
 

Resmi harcamaların dışında, gemi ihtiyacı için alınan malzemeler de olabilir. Alınan malzeme faturaları, gemi adına alınmalı ve kaptana imzalatılmalıdır.
 

Bazen gemi kaptanı, personeli veya kendi harcamaları için avans isteyebilir. Böyle bir talep geldiğinde, acente durumu derhal kendisini acente olarak atayanına bildirmeli ve ondan yazılı onay almalıdır.
 

Döviz alışverişlerinde karşılaşılan maliyetler daima hesaba katılmalıdır. Acentenin aldığı paranın borcu yerel para birimi cinsinden karşılamasını sağlamak, acente masraflarını ödeyen tarafın sorumluluğudur. Başka para birimlerine dönüştürürken karşılaşılan herhangi bir maliyet veya banka masrafı için havalelerden düşülen ücretler, temsil olunan kişi hesabınadır.
 

e.   Harcamalara Ait Fatura Çıkarılması

Liman acentesi, acente sıfatıyla atanma emrini kimden alındıysa, liman masraflarının karşılanmasında onun sorumlu olduğu kabul edilir. Bazı acente atamalarında,  her ne kadar gemi sahibi atıyor ise de ödemeyi kiracısı veya işleteni ödeyebilir. Her iki durumda da liman masrafları konusunda mutabakat sağlayarak masrafların kimin hesabına olacağının teyidi alınmalıdır.
 

Gemi acentesinde harcamalara ait fatura sıralaması da önem taşır. Bunların sıralaması:

1.      Bölümde. Liman harcı, sağlık rüsumu, fener, kılavuz, römorkör, yükleme-boşaltma ücretleri, navlun vergisi, oda ve dernek payları yer almalıdır.

2.      Bölümde. Noter, konsolosluk harcı, motor ve taksi ücretleri yer almalıdır.

3.      Bölümde, Yakıt, kumanya, su, malzeme, personel masrafları,  nakliyeler, kaptan avansı, banka ve iletişim masrafları yer almalıdır.

4.      Bölümde, tarifeye göre bir acentenin yapmış olduğu hizmetlere karşı, alması gereken ücretler yazılmalıdır.
 

Bu sistem, gemi sahibi veya işleticisinin kendi muhasebesine işleme kolaylığı sağlayacaktır.
 

Temsil olunan kişiye nihai acente harcamaları faturası ile birlikte, tahakkuk eden maliyetlerin ve önceden gönderilen paranın gerçek maliyetleri aştığı durumlarda, acente lehine bakiye alacağını bir hesap özetiyle bildirmelidir.
 

5.      Gemi Acenteliği İşletmesi’nin Onur ve Gururu

Bütün meslek dalları onurludur ama gemi acenteliği mesleğini icra edenlerin onuru başkadır. Çünkü gemi acenteleri, acentesi olduğu geminin taşıdığı bayrak ülkesini temsil ederler. Zaman olur günde beş ülkeyi birden temsil ederler. Hiçbir meslekte, bu kadar geniş temsil yetkisi yoktur. Bu da mesleğin onurlu ve gurur verici yanıdır.